Mit der Umstellung auf die 10Gigabyte Mailboxen wurde auch das Datensicherungskonzept für die Mailboxserver neu gestaltet. Bisher wurden jeweils in der Nacht die Mailboxdaten auf die Datensicherungsserver in Essen gesichert. Obwohl nur Änderungen gesichert werden, wurden immer ganze Mailboxordner gesichert, da das bei den bestehenden Strukturen die kleinste Einheit war, die gesichert werden konnte. Es gab noch ein alternatives Mailboxformat, bei dem jede Mail einzeln gesichert werden könnte. Dieses Format hätte aber die Kapazitäten des Sicherungssystems gesprengt.

Beide Mailboxformate haben ihre Nachteile, so dass das neue System eine Kombination von beiden verwendet. Durch diese Optimierung ist ein deutlich schnellerer Zugriff auf die Mailboxdaten möglich. Leider erkauft man sich auch einen Nachteil: Es ist nicht mehr möglich einzelne Ordner oder einzelne E-Mails aus der Datensicherung wieder herzustellen.

Weitere Kriterien, die die neue Datensicherung erfüllen soll, waren u.a. auch eine höhere Frequenz der Sicherungen (häufiger als einmal am Tag) sowie die Möglichkeit für die Nutzer, eine Wiederherstellung selbst durchzuführen.

All dies führte schließlich zu dem jetzt aktiven Speicher-/Sicherungsverfahren: Eine Datensicherung im klassischen Sinn gibt es nicht. Die E-Mails bzw. Mailboxen liegen auf Speichersystemen mit je 11 aktiven und einer inaktiven Festplatte. Von den 11 aktiven Festplatten können bis zu zwei Festplatten gleichzeitig ausfallen, ohne dass das System beeinträchtigt wird. Fällt eine Festplatte aus, wird automatisch die inaktive Festplatte aktiviert. Jeder der 7 Mailboxserver ist an ein eigenes dieser Speichersysteme angeschlossen, so dass selbst ein Totalausfall eines dieser Speichersysteme nur einen Teil der Nutzer treffen würde.

Das genutzte Dateisystem ZFS sorgt dafür, dass in regelmäßigen Abständen sog. Snapshots erzeugt werden. Diese Abbilder halten den Datenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt fest. Eine von uns entwickelte Software sorgt nun dafür, dass ein beliebiges dieser Abbilder in der Mailbox-Ordnerstruktur eingeblendet werden kann. So kann jeder selbst (und jederzeit) auf einen früheren Stand der eigenen Mailbox zugreifen und auch ganz gezielt einzelne E-Mails wieder herstellen.

Zusätzlich dazu werden jede Nacht alle Mailboxen auf ein Speichersystem in einem anderen Gebäude kopiert. Damit ist auch bei einem Totalausfall eines oder mehrerer Speichersysteme gewährleistet, dass höchstens die E-Mails der letzten 24 Stunden verloren gehen können.

Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass die Speichersysteme nicht fest an einen speziellen Mailboxserver gebunden sind. Fällt ein solcher Server aus, kann das Speichersystem ohne größere Mühe an einen neuen Server angebunden werden.